Phần mềm Bảo hành điện tử là phương án sử dụng tổng đài SMS, Website, Tem điện tử, mã QR Code, Ứng dụng di động (Mobile Application) để Người tiêu dùng chủ động kích hoạt bảo hành điện tử cho sản phẩm sau khi mua hàng. Thông tin thời hạn bảo hành sẽ được thông báo lại bằng SMS, Email hoặc tin nhắn Zalo ZNS đến số điện thoại của khách hàng.

Bảo hành điện tử bằng SMS

Sản phẩm có mã Serial và sau khi mua hàng người tiêu dùng dựa vào mã Serial để tiến hành kích hoạt bảo hành điện tử và kiểm tra thời hạn bảo hành bằng hình thức SMS.

Khách hàng chủ động nhắn tin theo cú pháp, ví dụ: KH [Serial] [Tên Khách hàng]  -> 7299.




Có thể sử dụng thêm các hình thức dưới đây để người tiêu dùng có thể lựa chọn cách thực hiện bảo hành điện tử phù hợp:

  • Kích hoạt bằng cú pháp tin nhắn SMS, cước phí tin nhắn là 1000 vnd/sms.
  • Kích hoạt trên website bảo hành của công ty, ví dụ: baohanh.soncamedia.com
  • Quét mã QR Code từ tem điện tử QR Code đã dán trên sản phẩm.
  • Kích hoạt bằng ứng dụng bảo hành điện tử trên di động: E-Warranty APP của công ty.
  • Công ty chủ động chăm sóc và kích hoạt bảo hành hàng loạt cho khách hàng trong phần mềm.
  • Hoặc đối tác, đại lý, kỹ thuật... hỗ trợ kích hoạt bảo hành cho người tiêu dùng.
Sau khi kích hoạt bảo hành thành công thông tin người tiêu dùng sẽ nhận được thông báo thời hạn bảo hành về số điện thoại hoặc email đã đăng ký.

Tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ đầy đủ trong hệ thống quản trị của phần mềm bảo hành điện tử do công ty tự quản lý. Nếu sản phẩm không có mã số Serial thì có thể dán tem bảo hành điện tử tích hợp sẵn tổng đài SMS.

Bảo hành điện tử bằng QR Code

Mỗi sản phẩm sẽ được quy định bằng mã QR Code, doanh nghiệp chủ động thực hiện khởi tạo và in tem bảo hành QR Code để dán lên sản phẩm.


Doanh nghiệp chủ động quản lý Sản phẩm bằng Phần mềm Bảo hành điện tử QR Code theo liên kết website của công ty.

  • Khách hàng tiến hành quét mã QR Code được dán trên sản phẩm và truy cập vào website bảo hành điện tử của công ty.
  • Nhập thông tin khách hàng và kích hoạt sản phẩm đã mua.
  • Sau khi kích hoạt hành công, hệ thống sẽ gửi thông báo bằng SMS hoặc email về điện thoại cho khách hàng và cũng có thể gửi bằng Zalo OA.

Bảo hành điện tử bằng TEM

Đối với nhóm sản phẩm không có mã định danh bằng Serial, có thể thực hiện bảo hành điện tử bằng cách in và dán tem bảo hành phủ cào SMS hoặc phủ cào QR Code.

  • Khách hàng tiến hành cào mã phủ cào thực hiện các bước kích hoạt bằng nhắn tin vào tổng đài SMS dựa vào cú pháp trên tem.
  • Hoặc truy cập trên website bảo hành điện tử của công ty, nhập thông tin mã và kích hoạt.
  • Hoặc có thể quét mã QR Code trên tem QR Code để tiến hành kích hoạt.

Bảo hành điện tử bằng Website

Xây dựng giao diện website bảo hành phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp, giao diện các menu trên website phù hợp từng hạng mục chức năng khác nhau như: kích hoạt bảo hành sản phẩm, kiểm tra bảo hành, hướng dẫn, hỗ trợ.

Tích hợp chung vào website công ty, thay đổi chỉnh sửa nội dung.



Các hình thức để Người tiêu dùng sử dụng dịch vụ bảo hành điện tử

Sau khi phân loại, cập nhật thông tin lên phần mềm và dán tem (nếu có) cho tất cả sản phẩm của công ty. Sản phẩm đã sẵn sàng bán ra ngoài thị trường, khách hàng là người tiêu dùng sau khi mua hàng có thể sử dụng các hình thức dưới đây để kích hoạt bảo hành:

  • Kích hoạt bằng SMS
  • Kích hoạt bằng Website
  • Kích hoạt bằng QR Code
  • Kích hoạt bằng TEM
  • Đại lý kích hoạt
  • Kích hoạt bằng APP

Phương án khuyến khích người tiêu dùng tham gia bảo hành điện tử

Để triển khai thành công hệ thống bảo hành điện tử thì người tiêu dùng có yếu tố quyết định trong việc thực hiện kích hoạt bảo hành sau khi mua hàng, các phương án để khuyến khích người tiêu dùng thực hiện:
  • Người tiêu dùng mua sản phẩm mới tại TTTM, cửa hàng bán lẻ, nhà phân phối, đại lý... sẽ thực hiện kích hoạt bảo hành theo hướng dẫn trên thùng hàng, tem nhãn hoặc do đại lý hướng dẫn.
  • Đại lý hoặc kỹ thuật có thể chủ động hướng dẫn cho khách hàng hoặc thực hiện kích hoạt giúp cho khách hàng để nhận được ưu đãi trong chương trình tích điểm hoặc tiền.
  • Công ty chủ động thiết kế các mẫu hướng dẫn, tem nhãn, mã QR Code dán trên bao bì, thùng hàng để quá trình kích hoạt thuận lợi và nhanh chóng. 
  • Hệ thống sẽ tự động kiểm tra thông tin sản phẩm, thời hạn bảo hành... và nhanh chóng trả về kết quả cho khách hàng bằng tin nhắn SMS, Zalo hoặc Email..
  • Truyền thông chính sách, hướng dẫn trên các kênh thông tin để phổ biến chính sách và chương trình của công ty.
  • Có thể mở rộng các chương trình như tích điểm - đổi quà hoặc mở rộng thời gian bảo hành thêm 3 - 6 tháng để khuyết khích người mua tích cực tham gia.
  • Triển khai APP Loyalty để chủ động tích điểm, tặng quà và chăm sóc khách hàng nhanh chóng.
  • Phát triển đại lý - công tác viên - kỹ thuật trên toàn quốc với chính sách hợp lý để cả hệ thống tham gia công tác chăm sóc khách hàng tốt nhất.